xeroct xentral

Pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku anggota organisasi dalam sebuah organisasi dan apakah tingkat pencapaian tujuan dari organisasi tersebut sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut apakah dilakukan perbaikan. Pengawasan meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai rencana yang dibuat, intruksi-intruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.
Sedangkan pentingnya akan pengawasan disebabkan sering terjadinya perbedaan tujuan-tujuan individu dan organisasi, hal ini perlu diselaraskan sehingga apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai. Pengawasan diperlukan untuk menjamin bahwa para anggota bekerja kearah tujuan organisasi.perjalanan dari sebuah perusahaan dan juga mengawasi dalam bidang keuangan dan juga pengawasan terhadap para pekerja.
Pengawasan juga dapat mengatur kelangsungan hidup sustu instusi baik pemerintahan dan juga pengembangan dalam bidang apupun yang pengawasanya akan diawasi oleh badan pengawas yang akan mengawasi setiap perusahaan maupun instusi baik yang dari pihak pemerintahan maupun swasta.
 Syarat-syarat pengawasan
Ada dua hal yang merupakan prasyarat mutlak yang harus lebih dulu diselesaikan sebelum pimpinan dapat melaksanakan pengawasan.
1. Pengawasan membutuhkan rencana-rencana
Sebelum suatu teknik atau sistem pengawasan dapat diterapkan, harus lebih dahulu didasarkan pada rencana-rencana. Semakin jelas, lengkap, dan bulatnya suatu rencana maka semakin efektif pula sistem pengawasan yang diadakan. Dengan gaya bahasa yang sederhana dapat dikatakan bahwa seorang pemimpin organisasi tidak dapat menentukan apakah setiap unit organisasinya sudah mencapai atau melakukan apa yang diharapkan, kecuali ia harus lebih dulu mengetahui apa yang diharapkan, ketepatan rencana yang dibuat akan melahirkan teknik-teknik pengawasan yang tepat pula. Jelaslah bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dapat diselenggarakan karena tidak punya pedoman untuk melakukan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti munculnya penyimpangan-penyimpangan yang serius tanpa adanya alat untuk mengendalikan atau mencegahnya.
2. Pengawasan membutuhkan struktur organisasi yang jelas
Selama pengawasan bertujuan untuk mengukur segala aktifitas dan menjamin agar berjalan sesuai dengan rencana, kita juga harus mengetahui dimana letak tanggung jawab bagi penyimpangan-penyimpangan yang muncul dalam organisasi. Disamping itu harus pula melihat bagian-bagian mana yang perlu diperbaiki. Pengawasan memang tertuju pada segenap aktifitas yag dilakukan manusia, namun kita tak akan mengerti dimana letak kesalahan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap segala penyimpangan itu tanpa mengetahui dengan jelas struktur organisasi. Oleh karena itu patut diungkapkan bahwa eksistensi struktur organisasi yang jelas, tegas, lengkap dan bulat merupakan prasyarat utama untuk kelangsungan sistem pengawasan yang akan dilaksanakan.
 Pengawasan Dalam Organisasi
Dalam uraian pengertian pengawasan ini, akan diawali dengan batasan-batasan dari pada manajemen karena pengawasan merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengerahan dan pengawasan usaha-usaha organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Pengawasan itu seharusnya lebih menitikberatkan pada kegiatan penilaian, menerapkan perbaikan-perbaikan terhadap kegiatan yang menyimpang, harus ada tindakan memaksa terhadap pegawai yang melakukan penyimpangan dalam kerjanya, mengadakan pengaturan tindakan lebih tegas, serta meninjau kembali hasil kerja organisasi sehingga menjamin pekerjaan itu dapat berhasil dengan baik dan cermat.
Pengawasan pendahuluan memusatkan perhatian kepada mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan pada kualitas sumber daya-sumber daya. Sumber daya manusia harus memenuhi persyaratan teknis pekerja yang telah ditetapkan oleh struktur organisasi tersebut, setiap pegawai/karyawan harus mempunyai intelektual, kemampuan fiskal untuk melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya, bahan-bahan harus tersedia pada waktu dan tempat yang tepat serta memenuhi standar kualitas tertentu. Pengawasan perhatian operasionalnya dilakukan terhadap hasil akhir dari suatu proses. Kemudian dilakukan tidakan korektif yang ditujukan kepada proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Fungsi organisasi tetap berbeda dalam batas-batas yang diijinkan. Perencanaan dan pengawasan adalah kegiatan yang saling berkaitan, dengan rencana menyediakan kerangka kerja untuk tahap pengawasan manajerial itu. Dalam pengawasan diperlukan supervisi, monitoring dan evaluasi, yang pada intinya pengawasan adalah bagian dari manajemen.
Pengawasan bukanlah dasar bagi pemimpin untuk memberikan hukuman pada bawahannya, tetapi pengawasan sebagai dasar bagi pemimpin untuk menentukan kebijakan dan mengambil keputusan yang strategis untuk membawa organisasi kearah yang lebih berkualitas dan lebih baik seperti tujuan yang telah direncanakan.

Pengkoordinasiaan mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi itu tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga menyumbang terhadap pencapaian tujuan. Pengertian koordinasi ialah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan dan sumber-sumber lain kearah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan.
Koordinasi dan pengawasan merupakan kegiatan yang selalu ada dalam sebuah organisasi, keduanya mempunyai peranan yang penting dalam memajukan sebuah praorganisasi lebih-lebih organisasi.karena tanpa koordinasi yang tepat maka suatu badan pemerintahan maupun swastatidak dapat berjalan dengan baik karena tidak adanyakoordinasi yang baik dalam instusi.
Pengkoordinasian mutlak diperlukan dalam sebuah organisasi, karena dalam organisasi ada pembagian kerja yang amat substansi yaitu pekerjaan manajemen pembelajaran untuk mencapai tujuan organisasi sesuai dengan mutu yang dipersyaratkan. Setiap orang harus mengetahui tugas masing-masing atas dasar ketegasan kewenangan yang diberikan, sehingga tumpang tindih antara satu anggota organisasi dengan anggota organisasi lainnya dapat dihindarkan.
Syarat-syarat koordinasi yang baik, yaitu :
• Pembagian kerja yang jelas didalam organisasi;
• Membangun semangat kerjasama yang besar diantara anggota-anggota organisasi dan adanya organisasi informal yang sehat dalam tubuh organisasi yang bersangkutan;
• Tersedianya fasilitas kerja dan kontak hubungan yang cukup lancar bagi semua pihak dalam sebuah organisasi; serta
• Memulai sesuatu dengan benar dan mempertahankan kualitas pekerjaan sebagai proses yang kontinu.




Unsur-unsur koordinasi yang penting dalam organisasi;
1. Ada koordinator yang cukup berwibawa dilihat dari kedudukan dan pendidikannya untuk memfungsikan tiap-tiap bagian atau orang-orang dalam organisasi. Koordinator tersebut mempunyai kemampuan untuk membawa dan menggunakan sumbangan dari unit atau orang tersebut guna mewujudkan tujuan yang ditentukan.
2. Ada unit atau orang yang dikoordinasikan yang sudah ditata dan mampu memberikan sumbangan yang sangat berguna bagi terwujudnya cita-cita bersama.
3. Ada pengertian timbal balik dari koordinator dan mereka yang dikoordinir untuk saling menghargai dan saling bekerjasama bagi kepentingan organisasi.

Ketiga unsur tersebut mempunyai peranan penting untuk mengoptimalkan kinerja organisasi sehingga dapat tercapainya tujuan bersama. Koordinasi yang baik menjadikan semua bagian dan anggota organisasi dapat bekerjasama menuju kesatu arah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Fungsi pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan dengan maksimal.
Pengkoordinasiaan mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi itu tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga menyumbang terhadap pencapaian tujuan
Pengorganisasian merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksnakan untuk mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur manusia, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses.
Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu;
Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling terjalin secara
simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama.
Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan, penciptaan
kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik pada
masa kini hingga masa depan.
Suatu rencana yang telah tersusun secara matang dan ditetapkan berdasarkan perhitungan-perhitungan tertentu, tentunya tidak dengan sendirinya mendekatkan organisasi pada tujuan yang hendak dicapai. Untuk merealisir suatu rencana ke arah tujuan yang telah ditetapkan, memerlukan pengaturan-pengaturan yang tidak saja menyangkut wadah dimana kegiatan-kegiatan itu dilaksanakan, namun juga aturan main yang harus ditaati oleh setiap orang dalam organisasi agar bekerja sama mencapai tujuan organisasi
Pengorganisasian adalah salah satu proses pembagian kerja atau pengelompokkan tugas-tugas diantara anggota-anggota sebuah organisasi. Maksudnya adalah agar tujuan organisasi secara menyeluruh dapat dicapai secara efisien mungkin, yaitu dapat memudahkan dalam upaya untuk mencapai tujuan dengan konsekuensi pemilihan terhadap pemikiran yang lazim tentang kemampuan memperbesar hasil kerja dengan modal biaya yang serendah-rendahnya.
Menurut Y.Warella, pengorganisasian mencakup beberapa aspek penting yang menyangkut struktur organisasi, yaitu :
a. Departementalisasi, yaitu pengelompokkan kegiatan sehingga pekerjaan yang serupa dan saling berkaitan dapat dilakukan bersama.
b. Pembagian kerja, yaitu pemecahan tugas sehingga setiap individu hanya bertanggung jawab dan melakukan sejumlah kegiatan-kegiatan tertentu saja sesuai dengan kemampuan atau keterampilan yang dimilikinya.
c. Koordinasi, yaitu proses untuk memadukan kegiatan-kegiatan dan sasaran unit-unit organisasi yang terpisah guna mencapai tujuan bersama secara efisien.
d. Rentangan manajemen, merupakan banyaknya jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang atasan.
Prinsip pengorganisasian dalam manajemen meliputi eksistensi tujuan, skala hirarkis, kesatuan perintah, pelimpah wewenang, pertanggung jawaban, pembagian kerja, rentang pengawasan, fungsional, pengelompokkan tugas, keseimbangan atau kesesuaian, fleksibilitas dan kepemimipinan.
Tujuan pengorganisasian adalah agar dalam pembagian tugas dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Dengan pembagian tugas tersebut diharapkan pada setiap anggota organisasi dapat meningkatkan keterampilan atau skill yang dimilikinya secara khusus (spesialisasi) dalam menangani tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Apabila pembagian tugas dalam pengorganisasian tersebut dilaksanakan secara serampangan (tidak sesuai dengan keterampilan yang dimiliki) ,maka tidak mustahil jika organisasi itu akan menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pengorganisasian tersebut.
Upaya untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan bagi anggota organisasi, maka diperlukan team work (tim kerja) yang baik, sehingga upaya pencapaian tujuan organisasi benar-benar memberikan kepuasan yang menyeluruh dan merata bagi para anggota organisasi.
Ada beberapa syarat utama pengorganisasian, yaitu :
a. Adanya sekelompok orang yang bekerja sama;
b. Adanya tujuan-tujuan berganda yang hendak dicapai;
c. Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan;
d. Adanya penetapan dan pengelompokkan pekerjaan;
e. Adanya wewenang dan tanggung jawab;
f. Adanya pendelegasian wewenang;
g. Adanya hubungan (relationship) antara anggota-anggota organisasi;
h. Adanya penempatan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan; serta
i. Adanya tata tertib yang harus ditaati oleh setiap anggota di dalam sebuah organisasi.

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain-pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan.
Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Perencanaan dalam manajemen merupakan hal yang sangat penting, karena perencanaan adalah landasan utama untuk menuju ke suatu maksud atau sasaran. Perencanaan itu adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan. Terdapat dua alasan pentingnya perencanaan, yaitu :
1. Protective Benefits
Pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan.
2. Positive Benefits
Meningkatkan kesuksesan pencapaian tujuan.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Jenis-jenis perencanaan :
1. Rencana strategi yang dirancang memenuhi tujuan yang lebih luas.
2. Rencana operasional
• Rencana sekali pakai
• Rencana tetap
Tujuan perencanaan adalah sebagai berikut :
• Memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial.
• Mengurangi ketidakpastian ketika seorang manajer membuat suatu rencana untuk melihat jauh ke depan,meramalkan perubahan,memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
• Meminimalisir pemborosan, serta
• Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya.